هذه المعاملة يتم إجراؤها عندما تصبح إحدى سجلات الأراضي أو الصحائف عديمة المنفعة أو عند تلفها أو أن تصبح هذه القيود غير مقروءة أو في حال فقدان وضياع صحيفة السجل العقاري.
وفي مثل هذه المعاملات يتطلب عملها إجراءات دقيقة فعندما يطلب صاحب العلاقة فتح معاملة بدل فاقد لدى دائرة التسجيل التابعة لها العقار وتبين فقدان أو عدم وجود صحيفة السجل في الدائرة يتم اتخاذ الإجراءات التالية:
أولاً: عندما يتقدم صاحب العلاقة لفتح المعاملة يتم حجز رقم معاملة بدل فاقد ويبرز صاحب العلاقة إخراج قيد أو سند تسجيل للعقار إذا كان لديه صورة عنها وبراءة الذمة للعقار حسب موقعه ثم يقوم الموظف المختص بالبحث في سجلات الدائرة ودفاتر العقود ودفاتر الطلبات عن وجود أي معاملات أو تسجيلات على قيد العقار وكذلك البحث في دفتر حجوزات المحاكم إذا وجد أي حجز للمحكمة عليها.
ثانياً: بعد فتح المعاملة يتم مخاطبة الإدارة العامة بشأن عمل إعلان عن الصحيفة المفقودة مرفق معه صورة عن كافة مبرزات المعاملة وبعد موافقة الإدارة العامة على الإعلان يتم تعليق ثلاث إعلانات أمام ثلاث مساجد إن وجدت في القرية أو القرى المجاورة وكذلك ثلاث إعلانات في صحف مختلفة لمدة 30 يوما على أن يتضمن الإعلان كل بيانات العقار من اسم المحافظة و القرية والحوض والقطعة والمساحة واسم المالك وحصته ورقم المعاملة ونوع العقار وأي بيانات أخرى موجودة وان أي شخص له حق الاعتراض أو الادعاء بأية حقوق أن يقدم هذا الاعتراض خلال 30 يوما من تاريخ نشر الإعلان.
ثالثاً: بعد انتهاء مدة 30 يوما يتم رفع كتاب من خلال المدير إلى الإدارة العامة يفيد بأن مدة الإعلانات قد انتهت وذلك للسير في الإجراءات وبعد موافقة الإدارة العامة يتم عمل محضر تحقيق بالملف بحضور صاحب العلاقة واثنان من الشهود ومدير الدائرة وبعد قيام صاحب العلاقة بحلف اليمين القانونية أمام المدير يقوم بسؤاله عن اي تفاصيل أخرى يراها مناسبة.
رابعاً: بعد ذلك يتم رفع محضر التحقيق للإدارة لاتخاذ القرار المناسب بإصدار صحيفة من عدمه.
خامساً: ثم تحول المعاملة للتدقيق مرة أخرى لغايات الرسوم.
رسم معاملة بدل فاقد : 20 دينار بالإضافة إلى رسم السندات
